机关事业单位档案管理信息化工作研究

摘 要：随着社会对档案需求的不断增加，档案管理工作已经从简单保管转变为采用各种新技术、新方法来开发和利用档案资源的信息。将档案管理工作做好，必须根据我国档案管理的现阶段情况，研究优秀档案管理工作成果，不停适应新形势并借鉴优秀成果完善当前档案管理工作。目前，档案信息化建设缺乏统一的标准和规范;档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位;软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差;并且数据保护存在风险。因此，有必要加强档案信息的标准化规范化和档案管理人员的素质。只有保持推陈出新、科学规范的管理档案，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，使档案管理的工作走上法制化、规范化和科学化的道路。

关键词：档案管理;信息化;措施

通过档案信息化建设，可以将日常工作中形成的资料与数据收集起来，建立一个完善的信息查询系统，机关事业单位档案信息化建设是我国档案信息化建设过程中极其重要的部分，对机关事业现代化管理有着重大提升作用，所以，机关事业单位要从实际出发，建立完善的档案信息化建设体系，提升档案管理工作的效率。

1 档案管理工作的意义

档案是人类社会进行各种理论及实践活动的真实记录，是最初的原生信息。档案工作深入于人类日常社会生活，伴随社会文明水平的提升，逐渐体现至社会生活的方方面面，表现出相当重要的作用。所以，加速推动档案管理信息化、规范化、法制化和科学化发展，连续加强档案基础建设，档案管理当务之急必须不断增加工作力度。目前，档案工作已成为企业不可或缺的部分。从一个角度讲，它既可较高的提升工作品质及效率，又有利于保证原始资料的真实性。从另一个角度讲，档案管理逐步规范，是检验一个企业的管理能力的标准。档案管理工作的好与不好，直接体现企业领导是不是能将整体运营情况和及时调整运营政策。因此，加强管理的理念，就是要加强研究新出现的档案管理方法，如实地反映出企业的整个运营成果及发展情况，关于提升市场竞争能力，不断促进社会的经济发展，具有深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及长远的战略意义。随着人们逐渐进入信息社会后，档案对于人们了解客观及主观世界，对于经济发展、传承文明及科技创新，具有无可代替的作用。所以，档案工作迅速融入信息社会，加快信息档案建设仍是档案部门和档案工作者当务之急的重要任务。档案信息化、规范化、法制化及科学化是档案工作迈向现代化建设的必经之路，是逐步将档案工作与未来档案工作结合起来的重要举措。

2 信息化技术在档案管理工作中的优势

2.1 工作效率提升

档案管理是一项长期而系统的工作。机关事业单位，从单位成立之初就形成了档案。随着时间的推移和单位的发展，档案资料的内容越来越丰富，种类越来越多样化，档案管理工作越来越繁重，档案人员的工作压力越来越大，导致工作效率越来越低。因此，有必要对档案馆进行信息化管理，利用信息技术不仅可以满足档案资料收集的需要，而且可以提供档案的智能检索空间，简化档案管理的操作流程，优化档案存储的工作模式，提高档案管理的工作质量，提高档案管理人员的工作效率，实现管理时间的科学规划。

2.2 提高档案保存的稳定性

纸质文件不利于存储，首先，易受自然环境的影响，造成文件中数据的损坏，无法长期保存。其次，手工绑定的文件容易造成数据的丢失和损坏。电子档案可以长期保存，不受自然环境的影响。同时，电子档案还可以通过办公设备进行备份，使档案能够保持一定的稳定性，为机关事业单位的快速发展提供了有力保障。

3 信息化时代机关事业单位档案管理的创新措施

3.1 加强机关单位对档案信息化建设的认识程度和重视力度

机关事业单位的发展与建设与档案信息有着密切的联系，档案记录着个人或机构的各种信息，包括学习成绩、人事变动、工作情况、奖惩情况等内容，档案的完整性与准确性关系到个人和机构前途問题。档案信息化建设又是一项需要多个部门共同配合的工作，需要相关部门的大力协助，需要单位资金的大力支持。因此，一定要加强机关单位对档案信息化建设的领导作用，充分认识档案信息化建设的重要性增强档案信息化建设的使命感和责任感。机关事业单位需要从思想上对档案信息化建设给予重视，这是做好档案信息化建设的基础，首先，机关事业单位的决策层要不断转变原有的旧观念，充分了解信息时代发展的趋势，认识档案信息化建设的重要性，使档案信息化建设发展符合时代的发展趋势，不断重视档案信息化建设。其次，要增强档案信息化建设的思想意识，明确档案信息化建设的发展目标，认真制定并实施机关事业单位的档案信息化建设的发展规划。不断加强对信息化建设的重视力度。

3.2 建立信息数据库

在档案管理模式转变过程中，机关事业单位建立信息数据库，将数据库划分为不同模块的子数据库，合理划分档案数据资源的使用权限，加强档案的分级管理，提高数据的安全性。档案管理者应科学管理档案，对不同类型的档案进行分类，并分发到相应的子数据库中。工作人员根据实际需要进行检索，有效缩短了资料检索时间，为档案信息的应用提供了便利条件。

3.3 创新发展，推进档案工作信息化

按照“总体规划，分类实施，重点推广，狠抓应用”的工作思路，建立档案管理工作长效机制，加大档案信息化建设力度，提高档案管理的各项保障条件。在全系统内，以网络建设为基础、以档案信息资源建设为核心、以加强电子文件管理为重点，逐步实现档案信息利用、档案资源数字化及档案管理技术现代化、服务网络化、档案信息工作法制化等，建立完善的信息数据备份和容灾机制，保障操作安全、接入安全和应用服务安全，实现传统档案向数字档案管理的转变。完成全系统目录电子化、全文数字化、实现纸质档案与电子档案应用同步，使计算机查询与借阅、档案利用效率得到进一步提高。实现档案信息资源共享，为档案规范化和信息化建设工作的良好发展奠定坚实的基础。

3.4 加强工作单位文件管理员的技术培训

工作单位文件管理员职业教育和培训相对较少，学习和经验积累一般。文献管理人员虽然接受了专业教育，但随着信息技术的不断发展和工作实际需要的变化，知识也需要及时改变，否则，在文档管理信息化的进程中，业务将受到阻碍。在这种情况下，事业单位应加强对相关人员的业务职能和综合素质培训，特别是要确保计算机的应用、信息技术知识的普及和培训，文件管理人员的综合素质和业务职能能够满足岗位的实质性需求，为事业单位文件管理信息化建设提供重要人才。

4 结语

综上所述，在档案信息化建设过程中，机关事业单位需要提高对档案信息化建设的重视程度，转换思想观念，跟上不断进步的时代步伐，优化管理制度和标准，不断探索新的解决问题的方法与对策。还要加强业务知识的学习能力，不断学习新的现代化信息知识，掌握更多的现代化信息技术，才能有效提升机关事业单位档案信息化建设的水平。

参考文献

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