谈农业科技档案的管理与应用

农业科技档案是在农业创新过程中直接形成的具有查考利用价值的、以文字、数据、图表、声像为等为载体的文件材料，它记载和反映了农业科技活动全部过程和具体成果，是储存科研信息和科技知识的主要载体和重要资源，在科技成果转化过程中发挥着其它载体不可替代的作用。科学有效地开发利用这些宝贵资源，为科技创新与农民服务，有着非常重要的意义。

一、农业科技档案管理的现状及存在的问题

长期以来，各科研单位都十分重视档案管理工作，成立了专门的档案管理机构，配备了相应的档案设施与档案人员，建立了比较完善的档案管理制度，为管好用好科技档案，为农业农村发展发挥了积极的作用。

但是随着农业自主创新的不断拓展，档案管理工作中存在的问题也逐步显现出来：一是档案人员档案意识淡薄，在建档过程中文件资料收集不齐全完整，特别是在课题实施过程中，有些很有價值的原始数据大量散落在个别科研人员手中没有及时归档，造成丢失。二是档案管理与检索手段滞后，加之档案数量多，依靠传统的手工操作，给档案的管理与利用造成困难。三是档案保管上“重保管，轻利用”，使大量的档案资源得不到有效开发使用。四是档案人员队伍薄弱，知识得不到更新，档案工作没有活力，严重制约着农业科技档案事业的发展。

二、做好农业科技档案管理的建议

经过几年实践认为，做好农业科技档案管理途径有以下几方面：

1、充分认识农业科技档案在科研工作中的重要性

农业科技档案是农业科技人员从事科学研究和技术创新活动的真实记录，凝聚着广大科技人员的汗水和智慧。同时它也是一个科研单位发展历程的见证，是农业科技创新与技术服务的纽带。随着农业科学技术研究水平的提高和延续性的增强，农业科技档案的数量不断扩大，质量越来越高，农业科技档案在科技管理中的地位也越来越重要。从课题立项、申报、总结、结题到成果鉴定过程中形成的各种档案材料，都是科研工作中积累的宝贵第一手资料。充分利用农业科技档案可以为今后的农业科技活动提供依据，从而少走弯路。

2、促进与科研人员沟通，积极主动地为科技创新服务

在长期的档案管理工作中，发现有些部门或科室的科研管理不严格，制度不完善。个别课题组没有按照科研档案工作管理规范的要求，把科研档案管理作为一项重要内容纳入日常的科研工作中，造成归档不及时或归档材料不完整，割断了科研与科研档案管理的内在联系，造成科研档案与成果转化之间的严重脱节。档案人员应积极主动地与科研人员沟通，跟踪科研活动的全过程，及时收集科研活动中的原始数据和资料，帮助和指导课题组对试验资料的分类、整理和立卷，确保档案材料真实、准确和完整，做到文件材料及时归档。同时档案管理人员经常地深入农业生产实际，了解和掌握其中存在的主要问题，根据归档的文件材料，有针对性地开展成果转化服务工作。

3、加强档案队伍建设。努力做好科技档案的收集、整理、归档工作

3.1　全面提高档案人员的综合素质，加强科技档案人员的专业培训。不仅要培训档案专业知识，计算机应用知识与技能、网络技术知识的学习与培训，还要提高他们掌握国家有关路线方针政策的能力。要建立岗位目标责任制，把农业科技档案管理工作引入竞争机制，增强档案人员的紧迫感和危机感。

3.2　重视档案基础业务工作。

3.1.1　保证科研资料收集的齐全完整。农业科技档案的收集范围主要包括立项课题、归档课题、品种审定(备案)、鉴定成果、申报奖项等几个不同的阶段。各个阶段的数据记录、报告、往来文件、书写材料、图纸、照片、声像等均是农业科研活动的直接记录，都应该及时收集、保存。

3.1.2　农业科技档案工作实行规范化管理，规范化管理包括两方面：一是科技档案本身的规范化。归档以前，根据科技文件材料的形成规律，按照科技文件材料的形成、积累，进行分类建档，统一规范管理。从对科技材料的书写、质量、格式、形式、程序到对科技材料的整理、加工，最后到案卷的格式等，均应按照统一标准集中规范管理。二是科技档案管理工作的规范化。从制定分类方案、整理、保管、利用、鉴定、借阅、统计、保密、销毁和移交等有关规章制度到人员、设备的配备等亦要统一规范管理

4、开发利用档案资源，为农民提供信息技术服务

多年来，农业科技档案工作基本上属于内部服务型、无偿服务型和保管服务型。这在很大程度上禁锢了农业科技档案的开发利用，限制了农业科技档案在生产发展中的作用，反过来又影响和制约了科技档案事业的自身发展。

4.1　编印、发行农村实用技术专题资料

农业科研院所的档案室蕴藏有很多适应本地发展的农业书刊和资料，这些资料长期保存在档案柜中得不到开发利用。根据农民需要，编印农村实用技术专题资料，系统介绍作物、果树、蔬菜等新品种、新技术，利用科技三下乡、农村赶大集等形式，无偿分发到广大农民群众的手中。这些实用技术专题资料，因其结合了当前、当地农村实际，以应用技术为主，凡具有小学文化程度的人，一看就懂，一学就会，可解决农民信息闭塞，查寻资料困难等问题。

4.2　开展实用技术人才培训

目前在农村，广大农民是想富而无门路，想致富又缺技术。为了打开局面，协调有关部门，举办实用技术培训。在各乡村挑选一批勤于钻研，善于经营、头脑灵活、眼界开阔，有一定文化知识的能人，把他们组织起来，结合生产实际，重点介绍一些简单实用，影响力大的实用技术。通过培训，优先给他们提供生产资料、优良品种等，鼓励他们大胆实践，这是加强农业信息服务工作的有效手段。

农业科技档案是农业信息资源的宝库，是未来科学研究的凭证与依据。随着科学技术的发展，决定一个国家经济发展水平的已经不仅仅是自然资源，而是对当代最新科技信息、市场信息利用的程度。有效地管理好科技档案，充分发挥科技档案在生产过程中的作用。对促进科技创新和科学技术水平的提高，推动社会生产力的发展有着深远意义。