网络教务环境中的高校学籍档案管理研究

摘 要：学籍管理是高校教学运行环节不可或缺的组成部分。它是对高校学生的入学情况、在校情况以及毕业情况的真实记录；它对学校招生工作、日常学生管理工作、学生奖惩工作、留学升学就业工作等等有着不可替代的意义。然而，随着各项技术的不断发展，高校学籍档案管理在数字化网络教务环境中的弊端逐渐显露出来，尤其对于中外合作办学这种新型的办学模式带来了极大的困扰。因此，对于高校而言，学籍档案管理的优化与改革工作迫在眉睫。基于此背景，文章从我国高校学籍档案管理现状及其存在问题入手，对我国高校学籍管理数字化软件使用情况以及高校学籍档案管理方法对策进行探讨与分析。

关键词：学籍档案管理；高校学籍档案；数字化校园；中外合作办学

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2096-000X（2017）18-0145-04

Abstract： Student status management is an indispensable part of academic plans and executions at colleges. As a record from eollment to student performance to graduation， it is of vital significance to college eollment， daily student management， reward and punishment system， and student"s overseas study， further study， and job obtainment. However， as technologies continuously develop， colleges have suffered from disadvantages of the student status and archive management in the digital network educational environment， especially for those Sino-foreign joint education colleges. Therefore， it is urgent for colleges to optimize and reform the student status and archive management. Based on this， this paper aims to explore the current situation and problem， analyze the use of digitalized software， and discuss the strategy and solution of the college student status and archive management in China.

Keywords： student status management； college student status； digital campus； sino-foreign joint education

引言

檔案管理工作自身由于具有一定的复杂性与繁琐性，因此它对人力、物力以及财力等消耗较大。与此同时，档案管理工作对档案管理制度与档案管理系统有着较高的要求，而如果档案管理系统与档案管理工作中出现了问题，那么必然使得档案管理工作发生混乱，从而使得档案管理工作的效率大大降低。而档案管理也是高校日常工作中非常重要的一部分。学生学籍档案管理则是高校档案工作的重中之重，因为学生学籍档案管理不仅关系着学生入校、在校以及毕业等全过程记录的完备真实与否，还关系着学校能否运用相关信息更好的开展各项工作。然而目前我国各高校中学生学籍档案管理的状况令人担忧，并且高校学生学籍档案的数字化转变迫在眉睫。

一、目前我国高校学籍档案管理的现状

目前我国高校学生学籍档案管理已经发生了极大的变化，其主要表现于学生学籍档案管理内容的变化以及学籍档案管理方式的变化。传统时期学生学籍档案管理的内容一般是学生的考试成绩以及日常学习与生活中奖惩状况这两个基本部分。然而，信息化和数字化浪潮改变了这两大功能的记录与运转形态，另外，随着高校中学生活动形式和数量的不断增加，我国学生学籍档案管理内容也逐渐丰富起来。总体说来，我国高校学生学籍档案管理内容基本上记录了学生在校期间的所有重要事件（如获奖情况、交换情况、重要活动参与情况等等），并且已经基本上实现了对学生入学至毕业全过程的管理[1]。在学籍档案管理方式上，我国高校学籍档案管理基本上全部实现了由单一纸质档案管理到“纸质+数字”组合管理的转变。由单一纸质档案管理到“纸质+数字”组合管理的转变不仅可以使得学生学籍档案的保存、记录与查询工作效率大大提升，还可以在极大程度上降低高校学生学籍档案的管理成本与维护成本。当然，我国高校学生学籍档案管理上的进步与转变从整体上来看是非常积极且能够切实给学生工作带来益处的，但从细节上来看，我国高校学生学籍档案管理工作中同样存在着许多问题，而这些问题不仅会给我国高校学籍档案数字化转变的过程带来极大的阻碍，甚至还会给高校的发展造成一定的威胁。同时，4月29日中共中央办公厅，国务院办公厅发布《关于做好新时期教育对外开放工作的若干意见》，意见指出，大力拓展对外交流，形成我国对外留学的体系，以及构建来华留学的社会化、专业化服务体系。随着我国高校工作国际化对接程度的不断加深，目前我国高校中有大量的国内交换生政策、国内外短期留学生政策以及暑假学校学分互认政策等新型政策，而这些政策必将对学籍档案管理工作提出新的要求，也为新时期学籍档案管理工作带来新的挑战。

二、目前我国高校学籍档案管理中存在的问题

（一）高校学籍档案管理中数字化的程度较低

虽然目前我国高校中普遍实现了数字化、信息化学籍档案管理系统的引进与使用，但相比于国外高校而言，我国高校学籍档案管理的数字化程度依旧较低，并且甚至在我国部分高校中，数字化学籍档案仅仅基本实现了将纸质档案信息记录在信息系统中的功能，而这种基本的功能并不能将数字化学籍档案管理系统的作用发挥到极致。当然，导致高校学籍档案管理中数字化程度较低的原因主要有以下两个方面：

首先，部分高校在引进数字化学籍档案管理系统的过程中仅仅引进了数字化的管理系统，而设有将其管理理念同样引入，这样就极容易使得所引进的学籍档案管理系统不能较好地在高校环境中运用开来。其次，高校在引进数字化学籍档案管理系统时，忽略了对自身实际管理情况的考量，换句话来说，许多高校的数字化学籍管理系统并不能和日常学籍档案管理工作相匹配。这是因为目前我国高校数字化学籍档案管理系统主要来源于两个方面，一是和系统开发公司合作，引进已有的学籍档案管理系统，一是利用校内已有资源对数学化学籍档案管理系统进行自主开发。对于引进的学籍档案管理系统来说，由于系统不是“私人订制”，所以很可能出现有部分日常管理工作在系统中不能具体实现的问题，还会出现系统中需要记录的内容在学校学籍档案管理工作中不存在的状况[2]。与此同时，由于学校学籍信息管理系统是完全引进，所以当系统需要更新或是出现问题需要解决时，解决问题的时间需要由学校与软件公司共同商议，这样就会出现学校与公司联络不及时，导致这些特殊的问题无法及时处理。而对于学校自主开发的学籍档案管理系统来说，部分学校在开发系统的过程中只重视了对相关硬件设施的引入，而忽略了对管理软件的更新与维护，这样就极容易使得学籍档案管理系统在实际运用过程中很可能因为数据量过大等问题出现崩溃，而以上这些问题都是高校学籍档案管理中数字化程度较低的主要因素。

（二）高校学籍档案管理中管理人员的现代化操作水

平与管理理念水平较低

对于一个数字化学籍档案管理系统进行使用，需要具有一定现代化系统操作水平的管理人员进行操作，并且需要具有较好的现代化管理理念。目前我国高校学籍档案管理中都设置了专门的部门对学籍档案进行管理，然而，学校在建立相关管理系统的同时却忽视了对学籍档案管理队伍的培训工作[3]。在我国许多高校中，学籍档案管理人员一般都具有较长的学籍档案管理时间，这也就意味着高校学籍档案管理人员的管理经验一般都较为丰富，但这同时也极容易使得管理人员的思想在长时间的管理过程中出现僵化。与此同时，在未引进数字化学籍档案管理系统之前，由于这些管理人员长时间使用的都是传统的管理方法与管理理念，所以极容易使得他们在接受现代化管理系统与管理理念的时候出现不适应甚至抵触的问题，而这些问题都会给数字化学籍档案管理系统的运用带来阻碍。

（三）高校学籍档案管理中学籍概念与内容有待商榷

在高校学籍档案管理工作中，普遍存在的问题之一就是如何确定学籍的概念及其内容。这是因为，随着高校的不断发展，高校的办学形式在不断的增加，学生的种类也在不断的增多，如在一所综合性高校里，有专科类学生、本科类学生、研究生等等，在这些学生里又分了普通学生、“3+1”学生等等，在“3+1”学生里，又涉及到了国内学籍与国外学籍的记录与互认。而针对不同种类的学生和不同性质的办学，在学籍档案管理系统中都需要有所区别[4]。然而，由于学籍档案管理制度和内容的不成熟，在我国许多学校中并没有根据办学的不同对学籍信息的记录做出相应的调整，这样就极容易导致学生学籍档案管理中出现“该记录的信息未记录”、“无用信息过多”等问题，从而给高校学籍档案管理带来一定的困难。与此同时，在国内外学籍信息的管理中，由于学籍概念与内容尚未明确，所以管理系统里经常出现不兼容的问题，如学分互认不兼容、编辑管理不兼容、选课管理不兼容、课程替代环节不兼容、成绩单管理不兼容等等。

（四）高校学籍档案管理中各部分内容之间存在多头

管理与交叉管理的现象

目前我国高校的办学形式多样化，学生的种类较多，因此，在我国高校里，不同形式中不同种类的学生一般都有不同的部分进行管理，并且这些部分需要负责学生学籍信息的采集、更新等工作。但是，这样的管理形式同样也存在一定的问题，因为在高校中部分学生的身份可能涉及到一个或是几个种类。然而，在某些高校中不同种类之间学籍信息的管理是相互独立且分散的，这样就很容易导致学生的信息在多个部门中出现并且呈现多头管理的现象，而当该学生的信息出现变动时，由于各部分之间的分散与独立，就会导致信息的更新出现延迟甚至是错误，这样就很可能导致学生的学籍信息成为“孤岛”。

除此之外，对于中外合办的专业来说，学生学籍信息涉及到国内和国外两个部分，因此，他们学籍的管理方式一般是交叉管理，即双方共同对学生的学籍进行管理。然而在大多数情况下，我国国内学籍的记录与国外学籍记录存在很大的区别，并且在学生成绩记录方面也存在一定的差异，如，国外成绩一般是按等级（A、B、C、D）记录，而国内成绩一般是百分制。所以，这种交叉管理的形式就存在一定的问題[5]。例如，如何做好国外成绩的等级制与国内成绩的百分制的对接工作、如何做好国内与国外学生的互认工作、如何做好国内国外学生信息的同步更新工作等等。

（五）高校学籍档案管理中数字与纸质档案之间存在

落差

虽然目前我国高校普遍引进了数字化的学生学籍档案管理系统，但实际上所采用的学籍档案管理形式是“数字+纸质”的管理模式，并且在多数高校中，纸质学籍档案管理工作的重视程度要远远高于对数字档案的重视程度，这样就极容易导致数字与纸质档案之间存在落差，而出现这一问题的主要原因有以下几点：

首先，纸质档案管理时间悠久，管理人员对纸质档案管理工作较为熟悉，所以相关人员在对纸质档案进行管理时，一般不需要不断的提高自身的管理水平。但是，如果采用数字档案，那么相关人员不仅需要对数字档案管理的操作防范较为熟练，并且因为数字档案管理系统更新较快，所以管理人员需要不断的学习来提升自己的管理水平。

其次，学生学籍档案的初始状态大多是纸质状态，从纸质档案到电子档案的转化需要大量的信息输入工作，从而给管理人员的日常工作带来了更大的压力，与此同时，当学生的相关信息需要更新时，那么意味着纸质档案和数字档案都需要做出相应的变化，而这个反应周期大多是较长的[6]。

最后，纸质档案和数字档案都需要进行归档的工作，但是不同办学形式中不同学生的学籍档案可能会分散在多个部分甚至多个国家之中，而一般情况下，普通学生纸质档案的归档效率较高，中外合作专业学生的数字档案归档较快，因此，在学生档案管理过程中，纸质与数字档案的归档工作落差较为明显。

当然，在中外合作办学的学生学籍档案管理中，信息归档最终都要经历数字-纸质-数字的过程，这是因为中外合作办学的信息归档涉及到学籍信息的国内外传递问题，如果数字-纸质-数字的过程不能较好的完成，那么很可能使得学生的信息在传递过程中出现遗漏或丢失，甚至还导致学生信息的查阅工作出现延迟。

三、数字化校园环境下我国高校学籍管理数字化软件的使用情况

近几年来，我国各高校普遍完成了学籍档案数字化软件的引进与建立工作，并且数字化的学生档案管理系统的使用已经在高校学籍档案管理工作中初见成效，给学籍档案管理工作效率的提升带来了较大的助力。但是，在数字化学生档案管理系统的使用过程中，可以发现系统的使用存在以下几个问题：

首先，数字化学生学籍档案管理系统无法实现灵活化的信息采集与信息处理工作。根据上文的分析可以得知，目前我国高校学生数字学籍的产生一般来源于纸质学籍的导入，而这样的导入工作需要庞大的人力、物力与财力，还需要耗费非常长的时间，并且在纸质学籍档案转数字档案的过程中很可能会出现学生信息输入错误等问题，由此可见目前数字学籍档案的建立效率是较低的。除此之外，在学生信息处理过程中，涉及到不同生源地、不同招生类型、不同专业、不同省份的各类学生信息的更新、储存、判断与分析，这些工作都依赖于学籍档案数字化软件的支撑，但是由于软件自身的原因（如自信息采集相同字段设置问题等），这些工作在完成过程中仍旧出现灵活度较低、对人工依赖较大的问题，换句话来说，目前学籍档案管理软件的智能化水平较差[7]。

其次，数字化学生学籍档案管理系统的功能较不完备。在近几年的数字学籍档案系统的使用过程中，学籍档案管理系统功能上的缺陷逐渐被暴露出来。如中外合作办学等学分互认项目学籍信息处理模块缺失、中外交流项目学生获奖情况确认板块设计不合理等等[8]。特别是在中外合作办学等学分互认项目学籍信息处理方面，智能处理模块的缺失导致相关人员在处理学分互认的工作上，只能通过最为原始的人工方法进行确认，而这个过程涉及到了较为漫长的等待时间与确认时间，从而会给学分互认工作效率的提升带来极大的困难。

四、高校学籍档案管理方法与对策

想要更好的做好高校学籍档案管理工作，那么可以从管理的内部环境与外部条件这两个方面入手，而只有这两个方面都做出了相應的改善，才可能使得高校学籍档案管理工作能够有质的提升。

（一）高校学籍档案管理方法与对策之内部环境的改

善

相比于学籍档案管理工作的外部条件而言，内部环境一般指的是学籍档案管理人员的管理水平、学籍档案的管理制度与管理内容。

在学籍档案管理人员水平方面，为了使得管理人员能够熟练的运用现代化的学籍档案管理系统对学生的学籍进行管理，为了使得管理人员能够更好的将现代化的管理理念运用到日常的管理工作中来，学校应该根据实际的管理情况，积极的组织培训与交流活动，使得目前学籍档案管理队伍能够接受更好的管理理念与数理操作技术的培训，从而使得其管理水平能够有更好的提升[9]。当然，为了保证学生学籍档案管理队伍的工作活力与创新能力，建议学校能够适当的给管理队伍注入一些新鲜的、高质量的，专业水平高的“血液”，从而使得整个管理队伍能够积极向上。

在学籍档案管理制度与管理内容方面，学校可以从以下几个角度入手：首先，科学调整学籍概念与内容。不论是对于学籍档案管理工作而言还是对学籍档案管理系统而言，学籍概念与内容都是各项工作的基础与依据，因此，学校应该尽快根据实际的办学情况，对目前的学籍概念与学籍内容进行科学的调整，如高考检录表录入与否、毕业离校信息记录与否、生源地变化记录方式与内容等等。其次，学校应该通过相关措施尽量减少学籍档案各部分内容之间存在的多头管理与交叉管理[10]。在上文的分析中可以得知，多头管理与交叉管理会极大地影响学籍档案管理的效率，影响学籍精确度。因此，学校应该尽早对学籍档案管理制度进行完善，明确不同专业、不同类型学生学籍管理的归属，确定不同部门学籍档案的管理工作内容，以减少多头管理与交叉管理现象的产生。

（二）高校学籍档案管理方法与对策之外部条件的改

善

在高校学籍档案外部管理条件的改善过程中，主要面对的内容是对学籍档案管理系统的完善与调整。其主要涉及到以下几个方面：

首先，提高学籍档案管理系统的数字化程度。根据上文的分析可以得知，学籍档案管理系统数字化程度的低下是限制学籍档案管理效率提升的主要原因之一。因此，建议学校能够通过多方面努力来提高学籍档案管理系统的数字化水平。对于从外部引进学籍档案管理系统的学校来说，学校中相关人员应该增加与软件开发公司之间的交流，并且在交流里将软件使用过程中的弊端表达出来，从而使得软件公司能够根据高校实际情况对学籍档案管理软件提供升级与维护[11]，同时努力做到实时更新升级。对于自我开发学籍档案管理系统的学校来说，相关人员应该在日常工作中增加对软件的测试与维护次数，并根据相关结果对软件进行调整与开发，从而使得软件的适应性更强。

其次，完善纸质学籍向数字学籍的转变。纸质学籍向数字学籍的转变是学籍档案管理工作中的重点与难点，因此，为了提高这部分的工作效率，在数字学籍系统中应该增加外部数据的导入方式[12]。目前我国所使用的外部数据导入方式大多是人工输入，然而，在目前技术的支持之下，外部数据导入方式可以由扫描软件自动生成等等。当然，在利用自动化技术导入数字的过程中还涉及到了信息的校验，在这一点上，建议学校能够引进数字签名或是技术校验等方式对所引进的数据进行确认。

最后，增加智能化的信息处理模块。对于高校学籍档案管理工作而言，不仅要处理学籍信息的录入，最为重要的是对学生的信息进行处理，其中包括对不同类型学生各方面的学籍信息的处理等等。因此，为了更好的发挥数字化学籍档案管理系统的作用，学校应该积极增加智能化的信息处理模块，如对于中外合作办学等学分互认项目的学籍信息的处理来说，相关人员可以设计相应的模块将学分互认的处理转化成计算机语言，一般满足计算机中的条件，就可以按照所设计的条件自动完成学分互认的工作。如此一来，各种需要处理个性化学籍信息的高校便可以更加快捷的使用自己相应的模块，使得学籍管理系统的兼容性更强，工作更高效。

五、结束语

智能化高校学籍档案管理方法在数字化网络教务环境中的运用是高校日常管理的一大进步，虽然目前该管理方法与管理系统中仍旧存在一定的问题，但这些问题不应该成为高校放弃或放缓使用智能化学籍管理系统的原因，而应该成为促进该系统不断完善升级的动力。因此，高校应该根据实际工作情况，针对目前高校工作中新政策（如教育对外合作政策、国内本科生交换政策、国内外短期留学生政策、暑假学校学分互认政策等等）的实施状况，通过增强与学籍系统开发企业的交流合作，对学籍档案管理方法进行不断的完善与补充，从而使得高校学籍档案管理系统能够给高校学籍档案管理带来更大的益处。

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