地勘单位科技档案管理的几个问题与解决思路

摘 要：与一般的科技研究不同，地质勘探科研项目的最终成果除部分实物资料（如岩心、岩屑等）外，主要的表现形式就是各类报告、数据和图件，如剖面图、测绘图、探矿工程设计图等。项目完成之后，接下来的工作就是将上述报告和图件连同其他资料进行汇交并在单位进行归档。地质科技资料的整理归档是项目末端的重要一环，问题复杂、烦琐，本文试图列出当前地勘单位科技档案管理的几个迫切问题与解决思路。

关键词：地勘；科技；档案管理

1 将资料归档真正纳入到项目验收的环节之中

地勘单位对于项目的申请、立项、审查和评审一般都很重视，认为这些关乎到经济效益。而对于评审结束之后的资料汇交和归档不重视，觉得项目通过验收即已结束，汇交、归档是辅助性的工作。自2015年起，相关机构对资料汇交越抓越紧，黑名单制及后续跟进的处罚措施使一些单位认识到资料汇交的重要性。但是，资料汇交收取的只是部分成果及原始资料。绝大多数资料仍然保存在各地勘单位，而地勘单位对此普遍不予重视，导致资料不及时交甚至不交，或者一些科技人员将最关键的技术资料占为已有，送交的是一般性文件。

要想让各单位提高科技档案管理的认识，就需参照《中国地质调查局地质调查项目成果报告评审与审查要求》中提出的项目申请评审应具备的条件之一就是“技术资料齐全，并已经过全面综合整理”。就是说，将项目资料先归档，再验收。只有与验收绑在一起，才能使各单位对地质资料的归档真正重视起来。

2 将《原始地质资料立卷归档规则》应用到项目的过程管理之中

对于原始地质资料的归档，各单位遵循的标准主要是中华人民共和国档案行业标准《原始地质资料立卷归档规则》（以下简称《规则》），该《规则》适用于科研项目结束之后（绝大部档案资料已产生并定型）对技术资料的整理归档。而在科研进行的过程中，会有许多不确定性，资料归档甚至与项目管理产生交叉、矛盾。如果《规则》不能延伸到项目档案的过程管理，对那些持续四五年七八个单位参加的重大项目，会对其本身的管理和验收后进行资料的汇交带来重大影响。

重大项目建档的难点是分类。《规则》的分类比较粗，大项目的一个子项就可能细分出上百个细项。比如钻探在《规范》中只是T类的一项——钻探（井）资料，而实际工作中，一口钻井的施工会有五六个单位参与，产生数十类地质资料。这就直接影响到原始资料中“类别代字”和“件号”的确定。按《规范》的规定，各类测试图件应为同一类，合同为同一类，实际上，这些图件、报告、合同分别是不同单位产生的，他们直接对甲方负责，彼此之间保密。如果将其归为一类，放在一起，就会担心自己的资料在同行借阅档案时泄密。因此，在项目实施中，每一个“件”应编两个“件号”，一个是依据《规则》按类别编，一个是按档案产生的部门编，将资料按产生部门单独存放。待项目验收后进行资料汇交时再按《规则》的分类“件号”进行筛选提取，会很方便。

3 建立档案管理与项目研究的对接机制

地质工作人员分散、野外时间长、专业性强，要求档案工作人员完成知识性极强的地质报告、图件、数据库的整理不现实。而且，只有课题组的技术人员才最了解科技项目的过程，掌握第一手资料。因此，科技档案的立卷主要在项目组完成。但是，近几年档案的管理越来越规范，对于资料的数字化、电子文档的命名、编码等，年年都有新规范、新标准，这需要对科技文档有着相当的了解并经过长期跟踪、不断积累才能做到。对此，应由项目负责人指定一人负责地质资料的收集整理工作，把分散在地质人员手中的材料集中保管，档案室的工作人员根据新规则新要求，参与到项目的研发过程，对课题组的指定对接人员集中培训1～2天，建立起档案管理与科技项目研发的对接机制。

4 探索建立全国原始地质资料目录互联互查平台

按照目前的地勘资料档案管理制度，汇交到全国各资料馆的成果及原始地质资料在整个项目产生的科技档案总量中的占比是比较少的，因此，大量的地质资料保存在各地勘单位的档案室内。实际上，科研项目的过程性和阶段性成果资料是十分有价值的，因为这种资料更细致，更具有借鉴意义。如果能建立一个平台，将各单位保存的地质资料目录进行共享，实现目录的互联互通互查，一旦需要某个文件，再与其保存单位联系借阅事项，这将使各单位能了解更多的地质科技档案，以减少重复工作量，发挥档案资料的最大经济与社会效益。

5 发挥科技档案的内部服务功能

现在很多单位在收交了科技项目的档案资料之后，就将其锁进了文件柜，处于封闭状态，别人很难借阅。档案的生命力主要体现在其服务作用的发挥上，科技档案在不涉密或过了保密期后，应尽量公开。特别是在单位内部，档案室应及时公布馆藏档案目录，常年开展档案信息咨询，让科研人员了解馆藏档案的内容、数量及获得的方法；定期编辑出版科技档案信息汇编。同时，尽量将科技档案数字化，编制查阅软件，建立网络服务平台。这样就能提高科技档案管理水平，拓宽科技档案的利用途径。

参考文献：

[1]朱丽华，何云海.科技档案开发利用实践与探索[J].青海师范大学学报，2013（1）：89-93.