中国特色文件中心的认识误区

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摘要：中国特色的文件中心，不是我国已经建立的文件中心，不是现行文件服务中心，不是联合档案室，而是档案中心。中国特色的文件中心应当具备两个条件，一是它必须带有“档案”二字，二是它必须由档案局管理。这两个条件缺一不可。

关键词：文件中心；联合档案室；现行文件服务中心；档案中心

文件中心首先出现在“二战”期间的美国，战后在欧美等国家流行起来。也正是有了文件中心的实践，国外档案学界受到启发，将文件划分为三个阶段，相应地称为现行文件、半现行文件和非现行文件，并在这一基础上进而提出了文件生命周期理论，从而为文件中心的建立提供了理论依据。上世纪80年代，文件生命周期理论传入中国。在该理论的指导下，甘肃永靖县建立了我国第一个文件中心。但不能不指出的是，我国档案学界对如何认识文件生命周期理论以及我国是否应当建立文件中心是有着极大的争议的。2000年12月10日全国档案工作会议通过的《全国档案事业发展“十五”计划》在谈到机关档案工作的任务时，有一项内容就是“研究建立基层文件中心的实施方案，在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作”。2002年9月，深圳市正式成立了文件中心。2003年7月，珠海市也成立文件中心。

尽管我国有几个地方已经建立了以文件中心命名的机构，但我国档案学界的主流观点认为，我们应当吸取文件中心的优点，将文件中心本土化。由于认识不一致，档案学界呈现出多种观点，除已经建立的文件中心外，还有认为应建立现行文件服务中心的，有提出建立机关联合档案室的，有主张建立联合档案室的。笔者以为，我国已经建立或主张建立的所谓文件中心很少具有中国特色。

1　误区之一：我国已经建立的文件中心是具有中国特色的文件中心

我国甘肃永靖以及广东深圳、珠海已经建立了文件中心。如果我国现有的文件中心已经具有我们自己的特色，已经完全中国化了，我们再谈中国特色的文件中心，既没有必要，也没有意义。

也许有人会有疑问：我国建立的文件中心，难道没有中国特色，还没有中国化?

我们知道，文件中心起源于国外。对照我国文件中心保管的对象，我国文件中心保管的其实是档案，所以我国建立文件中心是以撤销机关档案室为前提的。我国的《档案法》明文规定档案是历史记录。我们不加区别地引进文件中心概念并建立文件中心机构，并不具有中国特色，或者说并未中国化。

也许有人会指出，文件中心中的文件是个大文件概念，在大文件概念下，档案属于文件，所以文件中心也可以认为是档案机构。笔者以为，如果文件包括档案的话，那么，文件与档案有没有区别呢?如果没有区别，那么，我们为何还要使用档案术语，那就干脆取消档案概念，只用文件概念好了。如果我们不能取消档案概念，不能否认文件与档案的区别，那么，我们必须明确文件中心这一机构究竟是文件机构，还是档案机构。如果是档案机构，那么，在机构名称上必须有明确的档案二字。而我国甘肃永靖以及广东深圳、珠海已经建立的文件中心，恰恰没有档案二字。既然将档案机构中最重要的档案二字都丢弃了，我们还能说我国建立的这些文件中心是具有我国自己特色的文件中心吗?

笔者在《文件机构，还是档案机构一一文件中心思考之一》一文中，首先探讨文件中心是文件机构还是档案机构这一问题，因为这个问题不宜含糊。就是国外建立的文件中心或类似机构，也考虑到了各自的档案概念，有的国家称为文件中心，有的国家称为“中间性档案馆”或别的名称，并不是一律不加区别都称为文件中心。

以深圳文件中心为例，

《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第八条规定：“市、区政府设立的文件中心，是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。”明确认定文件中心是文件机构。还有，该条例所称的文件“是指国家机关和其他国家所有的单位在公务活动中形成的，移交档案馆存档之前由文件中心保管的文件材料”。从该条例给出的文件和文件中心概念看，两者是吻合的。但该条例第八条又规定：“文件未纳入文件中心管理的机关、事业单位应当设置档案室，负责收集、保管和提供利用本单位的各种档案。”由此看来，该条例中的文件与档案概念采用的是双重标准：向文件中心移交的是文件，不向文件中心移交的是档案。另外，该条例是2002年4月26日深圳市第三届人民代表大会常务委员会第十五次会议通过的地方性法规，与《档案法》这部法律是有冲突的，因为《档案法》规定的档案，在该条例中有的是文件，并不是档案。在地方性法规与国家法律不一致的情况下，下位法与上位法应该谁服从谁呢?退一步说，即使不从这个角度考虑的话，我们也只能说深圳文件中心只具有自己的地方特色，而不能说具有中国特色。

同样，珠海市文件中心也存在类似的问题。

《珠海市档案条例》第三条规定：

“本条例所称档案，是指过去和现在的国家机关、公民、法人和其他组织从事政治、经济、科学、技术、教育、文化、宗教等活动直接形成的对国家、社会和本市有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件及其他形式的历史记录。”“本条例所称文件是指国家机关、事业组织、社会团体形成的尚未移交档案馆保管的文书材料。”一面说档案是历史记录，一面又说文件是尚未移交档案馆保管的文书材料，那么移交到文件中心保管的究竟是文件还是档案呢?该条例第十条规定本条例所称档案机构包括“市、区文件中心”，也就是说市、区文件中心是档案机构。但有文章写道：2003年7月16日，“珠海市文件管理机构一一珠海市文件管理中心，经过市机构编制委员会批准成立，标志着珠海市的档案管理体制实现了重大改革”，明确认定珠海市文件管理中心是文件管理机构。

很显然，深圳文件中心、珠海文件中心之所以会有如此明显的矛盾，与我们对文件中心机构的性质、保管对象的认识不一致有关。笔者以为，解决的办法很简单，那就是正本清源，从名称上明确现有的文件中心是带有“档案”二字的档案机构，或者干脆说，就是将文件中心更名为档案中心。

2　误区之二：现行文件服务中心是具有中国特色的文件中心

2000年4月，深圳市档案局试办了全国首家文件档案资料服务中心，向社会开展提供可公开现行文件利用工作，北京市昌平区、江苏省常熟市等档案馆相继开展了这一工作。2002年7月，国家档案局在北京召开了全国档案工作服务机制创新座谈会后，档案馆提供现行文件服务作为档案部门创新档案工作服务机制的重要举措，在全国档案部门迅速得以推广。就机构而言，名称不一，如现行文件服务中心、现行文件中心、现行文件利用中心、现行文件查阅服务中心、现行文件阅览中心、现行文件资料服务中心、现行文件阅览服务中心、现行文件利用服务中心等(为便于表述，本文统称为“现行文件服务中心”)。

但档案学界有一种观点认为，“文档管理中心、

现行文件阅览中心”“类似于文件中心”。中共金华市委办公室、金华市人民政府办公室在《关于建立金华市现行文件查阅服务中心的通知》(市委办(2004)86号)这一文件中明确将金华市现行文件查阅服务中心简称为“文件中心”。

其实，现行文件服务中心与文件中心是两种不同的机构，不宜将现行文件服务中心看成文件中心，因为我们所说的文件中心“是专指政府系统的文件中心。”

从保管对象看，现行文件服务中心保管的是现行文件，通俗说就是“红头文件”，是可以公开的与公民关系紧密的信息。而文件中心保管的对象，国外认为是半现行文件。当然，国外的半现行文件，具体到我国来说，既有现行文件，又有半现行文件，还有档案，但我国都是作为档案看待的。

从接收对象的特点看，现行文件服务中心接收的虽是现行文件，但只是机关制发文件的打印件，更确切地说仅仅是打印件的重复件，不包括发文的定稿。而文件中心接收的，既包括打印件也包括定稿。

从对象的处置看，现行文件服务中心保管的现行文件仅仅是今后需要移交到档案馆的一部分，而不是全部。现行文件服务中心保管的现行文件既没有必要也不会移交给档案馆作为档案保存。现行文件的形成机构根据国家规定仍需要将有价值的档案定期移交给档案馆。

很显然，档案馆设立现行文件服务中心，开展现行文件利用服务，完全是出于配合政府信息公开的需要，以此拓展职能，提高社会地位。2008年5月1日起施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”尽管在档案馆设立现行文件服务中心之举获得了合法的地位，但必须明确的是，政府信息公开的最主要方式不是档案馆的现行文件服务中心提供现行文件服务，“政府网站必将成为最主要的政府信息公开方式，它代表了政府信息公开的主要方向”。可见，现行文件服务中心并不是真正意义上的文件中心。2009年9月，经珠海市编委同意，

“将市文件管理中心原来加挂的‘珠海市现行文件阅览服务中心’牌子更名为‘珠海市政府公开信息查阅中心’”，就很能说明问题。

尽管，现行文件服务中心并不是真正意义上的具有中国特色的文件中心，但我们完全可以说现行文件服务中心是具有中国特色的提供可公开现行文件服务的中心。

3　误区之三：联合档案室是具有中国特色的文件中心

“机关联合档案室的出现，可谓‘中国式文件中心的萌芽’。”联合档案室“是文件中心的一种形式，都是有中国特色的文件中心”。“受国外文件中心的启发，20世纪80年代以来，我国陆续出现了甘肃省永靖县、河北省张家口地区、四川省长寿县县直机关、吉林市船营区区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件管理机构。”机关联合档案室和商业性的档案代保管中心是文件中心在中国本土化改造的产物。从名称到具体的职能，它们都应该与纯而又纯的文件中心有所区别。

“我国目前最早建立的联合档案室是重庆市长寿县于1963年正式成立的联合档案室”，影响较大的张家口地区联合档案室始建于1983年，国外的文件生命周期理论传入我国以及我国开始尝试建立文件中心机构的实践是在20世纪80年代后期。说我国建立联合档案室是受到国外文件中心的启发，理由并不充足，而将联合档案室看成中国式的文件中心或文件中心的本土化，更令人难以信服。

我国一个机关普遍建立一个档案室，而联合档案室则是若干个机关联合建立的档案室，一般是由党委、政府办公室牵头或领导。以张家口地区为例，“一个是地直机关联合档案室，由地委和行署两个办公室牵头，联合了28个部、局以上机关(其中，党群口16个，行政口12个)。一个是怀来县委联合档案室，由县委办公室牵头联合了县委机关和群众团体共11个单位。这两个联合档案室都列入了地、县委办公室的编制序列，属于科、股级，受地、县委办公室领导”。再以内蒙古满洲里市委联合档案室为例，“1991年4月，内蒙古满洲里市委联合档案室成立，隶属于市委办公室管理，具体负责市委机关、人大、政协、纪检委、群众团体16个部门的档案管理和业务建设，并明确由一名市委常务副书记分管、一名市委副秘书长主管。市委联合档案室设主任一名，档案人员一名，资料员一名；同时负责的16个部门各设兼职档案员一名”。

联合档案室无论是由党委、政府办公室牵头、领导或管理，它本质上依然是档案室性质。它是在克服机关档案室不足的基础上建立的，能够节省人力、财力和物力，也符合精简高效的原则。它与文件中心有相似之处，但由于联合档案室仅仅是原有机关档案室的横向联合或纵向联合，是机关档案室规模的扩大，由于由党委、政府办公室牵头、领导或管理，和原有的机关档案室并没有本质的区别。因此，难以认定联合档案室是具有中国特色的文件中心。反过来说，如果联合档案室是具有中国特色的文件中心，那么，机关档案室也可以说是具有中国特色的文件中心。若此，我国“从1928年至1932年间，国民政府中央各部会陆续建立起了一大批专门档案机构”，这些机构的名称有“总档案室”、“分档案室”、“档案处”等，难道，从那时起我国就建立了具有中国特色的文件中心?如果我们得出我国文件中心的出现要早于美国、文件中心起源于中国这一颠覆性的结论，恐怕没有人会认同、接受。

4　结语

中国特色的文件中心应当具备两个条件：一是它的名称必须带有“档案”二字，从而与我国的档案概念相吻合；二是它必须由档案局管理。这两个条件缺一不可。对照这两个条件，我国已经建立的文件中心和现行文件服务中心，具备第二个条件，但不具备第一个条件；联合档案室具备第一个条件，但不具备第二个条件。因此，我国已经建立的文件中心，最大的缺陷给人感觉是名实不副。我们应当将我国特色的文件中心称为档案中心，这与国家档案馆是利用中心并不矛盾。因为区别档案中心与国家档案馆，更重要的是要从保管对象角度加以区别，档案中心保管的档案具有过渡性，需要向国家档案馆移交，而国家档案馆则是永久保存国家档案的基地，具有终极性。

我国甘肃永靖当初建立文件中心时，陈兆祦教授作出了这样的说明：“文件中心保存的文件，按习惯可称为档案。”那为何不叫档案中心呢?陈兆祦先生给出的解释是：“据说这是为了区别于档案馆，因县档案馆就是一个县的档案中心。”其实，将我国的这种类似文件中心的机构称为“档案中心”有什么关系呢?档案中心为档案馆提供长久保管档案的来源，更何况档案馆还不是以“档案中心”命名的。当然，这并不是说只能采用档案中心名称，也可以采用其他的合适名称，如，机关档案管理中心、中间档案馆等。不过，不论使用什么样的带有“档案”二字的名称，都一定要归档案局管理。如果归所在地的党委办公室或政府办公室管理，那么，与联合档案室就没有本质区别。

文件中心在中国化的过程中，有的已经注意到了中国特色的问题。如，北京市海淀区成立了“文件档案管理中心”，简称为“文档中心”；“2003年3月4日，北京市宣武区文档管理中心正式启动，标志着建立宣武区文档中心研究课题取得了阶段性成果”；天津市“塘沽区于2004年建成了政通大厦，有36个委办局进驻政通大厦办公，为了集中统一管理这些机关的档案工作，降低档案管理成本，经区委批准，于2004年成立了塘沽区机关文档管理中心”。这些名称中已有了“档案”二字，但同时还有“文件”二字，中国化并不彻底。笔者不解的是，明明是为了集中统一管理这些机关的档案工作，降低档案管理成本，为何不直接就叫“机关档案管理中心”或“档案中心”，而非得叫“机关文档管理中心”或“文档中心”呢?

笔者非常赞同北京市西城区档案馆在机构改革中设立的“机关档案管理中心”这一名称。该中心“是区委、政府、人大常委会、政协等机关的档案资料管理部门”，原来“机关档案室的业务职能已全部转到‘机关档案管理中心’”。机关档案管理中心就是名副其实的具有中国特色的文件中心。当然，机关档案管理中心完全可以简称为“档案中心”。

本文辨析的是中国特色文件中心的名称问题。其实要说档案机构，我国的机关档案室、联合档案室则是土生土长的，更具有我国自己的特色，至今，仍具有旺盛的生命力。不过，这已不属于本文讨论的范畴了。